Numberland - New Processes, New Materials

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Wissen erwerben, Wissen nutzen

Umsetzung – wie wird´s gemacht

Eine Infrastruktur für den Wissensaufbau schaffen

Unabhängig von den sozialen und organisatorischen Randbedingungen, die natürlich stimmen müssen, geht es also darum, eine technische Infrastruktur für den Aufbau von Unternehmenswissen zu schaffen. Dabei müssen mindestens zwei unterschiedliche Aspekte berücksichtigt werden (vgl. Abbildung 3): erstens geht es darum, bisher nicht dokumentiertes Wissen zu dokumentieren und zugänglich zu machen. Zweitens muss es das Ziel sein, natürlich auch unstrukturiert oder strukturiert dokumentiertes Wissen bereitzustellen.
Die einfachste Art, undokumentiertes Wissen zu erfassen, besteht darin, Gespräche „aufzuzeichnen“. Ein Verfahren, um dies technisch umzusetzen, besteht zum Beispiel darin, Diskussionsforen einzurichten und zu betreiben. Gruppiert nach Sachthemen entsteht dadurch mit der Zeit ein Wissenspool aus Beiträgen, der Meinungen sowie Fragen und zugehörige Antworten enthält. Diskussionsforen sind damit ein ideales Mittel, Anfänger auch in komplexe Sachverhalte einzuführen. Ohne weitere Begründung sei erwähnt, dass das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten – z. B. mit Wikis – in dieselbe Kategorie von Werkzeugen gehören.
Bereits erfasstes, unstrukturiertes Wissen ist meistens in Textdokumenten enthalten. Es ist deswegen notwendig, eine Ablagestruktur zu schaffen, über die alle für das Unternehmen relevanten Dokumente zugänglich sind. Eine solche Struktur geht über das hinaus, was üblicherweise unter dem Begriff elektronische Archivierung verstanden wird, da Dokumente, die sich noch in Bearbeitung befinden, eingeschlossen sind.

Die Verfügbarkeit von strukturiert dokumentiertem Wissen ist in der Regel in Unternehmen bereits am weitesten fortgeschritten; solches Wissen wird in Tabellen oder elektronischen Anwendungen (Buchhaltung, ERP- oder CRM-Systemen o. ä.) aufbewahrt, so dass es nur verlinkt werden muss.
Zusammengefasst kann man feststellen, dass es nicht genügt, Intranets, die der Kommunikation und dem Informationsaustausch im Unternehmen dienen sollen, mit Werkzeugen zu bauen, wie sie für die Präsentation des Unternehmens nach aussen benutzt werden. Präsentation hat immer eine Vorzugsrichtung, während Kommunikation ausgewogen in beide Richtungen geht (zumindest sollte dies so sein).

Mit einem Intranet, das der Sammlung und dem Austausch von Wissen dient sollte daher folgendes möglich sein:

  • Diskussionen führen
  • Journale führen
  • Gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Versionen verwalten
  • Vorhandene Dokumente ablegen
  • Kalender und Gruppenkalender führen
  • Suchen
  • Benutzer und Berechtigungen verwalten, Navigieren, Systemadministration, Gestaltung von Vorlagen und Layouts, etc.

TikiWikiEfqmTouchgraphEin System, das sich für derartige Aufgaben sehr gut eignet, ist Tikiwiki. Es besitzt alle oben genannten Eigenschaften, und ist sehr einfach in der Bedienung.

Durch die Möglichkeit, Änderungen im Kalender Änderungen verfolgen zu können, die systemweite Suche, den 3D-Browser sowie diverse andere Navigationshilfen können auch größere Dokumentenbestände sicher verwaltet werden.

Unabhängig davon, welches System im Einzelfall zum Einsatz kommt, bieten sich für die Vorgabe von Strukturen zur Informationswaltung zwei Verfahren an: eine Ablage nach der EFQM-Systematik (EFQM: European Foundation for Quality Management) oder eine Ablage nach Geschäftsprozessen. Ziel einer solchen Ablage von Informationen muss es ja sein, diese Informationen einfach wiederfinden und nutzen zu können, wobei es immer wichtig ist, sich dabei an bereits vorhandenen Standards zu orientieren. Als Beispiel dafür zeigt die Abbildung 5 eine Strukturierung nach EFQM während eine prinzipielle Strukturierung nach Geschäftsprozessen in Abbildung 7 zu sehen ist. Das verwendete, amerikanische Prozessmodell demonstriert dabei, dass in den USA ein Zusammenhang zwischen Strategie, Wissen und Innovation viel stärker betont wird als bei uns.

GPF-APQCMit zunehmender Nutzung einer Groupware wie z. B. TikiWiki wird deutlich, dass es gleich gut für die Sammlung wie auch für die Verbreitung von Informatio-nen geeignet ist. Ein gut gefülltes und gepflegtes Intranet macht darüber hinaus auch klar, dass ein großer Teil der Dokumente, die Informationen enthalten, diese Informationen unstrukturiert und als Text verwalten. Wenn also von der Wissensgewinnung mit Hilfe von Werkzeugen die Rede ist, stehen unstrukturiertes und strukturiertes Wissen (Zahlen bzw. Text) gleichberechtigt als Quellen nebeneinander.